Gouden Website
Deel deze blog!

In 5 stappen je jaarverslag verbeteren

Online communiceren via je jaarverslag

Wat het verbeteren van het jaarverslag met online communicatie te maken heeft...

Als voorbeeld neem ik in dit artikel de zorg en de online veranderingen binnen dit speelveld. 

Ik zie een verandering bij zorgorganisaties.
Kwaliteit van zorg komt meer dan ooit dichtbij teams en cliënten te liggen. De huidige normenkaders waar zorgorganisaties mee werken, geven tegenwoordig meer ruimte om op eigen manier verantwoording af te leggen aan klanten, medewerkers en stakeholders. Het nieuwe normenkader van de verpleeghuiszorg is hier bijvoorbeeld een mooie voorbeeld van.  

Inspirerend jaarverslag - ZorgInHouten

Zichtbaar worden als aantrekkelijke werkgever

De motivatie is echter niet alleen extern gedreven. Veel zorgorganisaties willen ook graag een vernieuwingsslag in kwaliteitsverantwoording maken. Organisaties hebben de behoefte zichzelf meer te laten zien. Het jaarverslag is hier een goed bruikbaar medium voor. Met het jaarverslag kunnen zij naar buiten treden en laten zien waar zij voor staan. Zij maken hiermee kwaliteit zichtbaar op een nieuwe, verrassende manier.

Door een eigen gezicht te geven aan het (publiekelijke) jaarverslag, kan de zichtbaarheid en aantrekkelijkheid van een organisatie worden vergroot.

Veel organisaties hebben kwaliteit dicht bij de teams teruggelegd en ook dit vraagt om een andere manier van verantwoorden die ook hen aanspreekt. En door te presenteren dat de organisatie verbetert vanuit de primaire zorg voor de cliënt en zijn/haar naasten.

Waarom veel energie stoppen in het verbeteren van je jaarverslag?

  • Je kunt ervaringen van je klanten zichtbaar maken. Processen laten zien die ruimte overlaten voor de eigenheid en persoonlijke beleving van en door je klanten, cliënten en medewerkers. Jezelf zijn en laten zien betekent vanuit je eigen kracht de wereld tegemoet treden. Het gesprek aangaan over kwaliteit op een manier die ruimte geeft voor waar jouw organisatie voor staat. Het sluit aan bij de groeiende behoefte van de markt: het in beeld brengen van persoonlijke verhalen, het ergens bij willen horen
  • Met een laagdrempelig verslag breng je je organisatie of bedrijf dichterbij. Door een toegankelijk, helder verhaal te schrijven worden drempels voor potentiële klanten, cliënten en naasten (én potentiële medewerkers) lager.
  • Als je laat zien je innoveert en met wie, kun je zorgen dat andere organisaties of bedrijven hierbij willen aanhaken. Een mooie kans om verdieping te zoeken in je netwerk
  • Het heeft veel voordelen om de gewenste kwaliteit en de daadwerkelijke geleverde kwaliteit op een transparante manier zichtbaar te maken. Je kunt met betrokkenen successen vieren, er ontstaat trots op de organisatie en je krijgt veel feedback uit misschien wel onverwachte hoek.

Een dergelijke verbetering van het jaarverslag zal dus zowel bij huidige medewerkers, potentiële medewerkers, relaties, zorgkantoren, cliënten en familieleden een positieve invloed teweeg brengen.

Mooi jaarverslag - Markenheem

Trends in jaarverslagen van zorgorganisaties

De afgelopen weken analyseerde ik talloze jaarverslagen van zorgorganisaties. Daarbij zijn mij verschillende trends opgevallen. 

Jaarverslagen ‘oude trend’

Jaarverslagen 'nieuwe trend’

Gedrukt en statisch. Geen veranderingen gedurende het jaar.

Het jaarverslag is een online en dynamisch document, waarin doorlopend vernieuwd wordt

Vaststaande inhoudsopgave en structuur

Het nieuwe jaarverslag sluit aan bij de veranderingen die gedurende het jaar plaatsvinden of bij de interactie die een cliënt graag met een organisatie heeft.

Feitelijke opsomming van droge visie en missie, cijfers, gebeurtenissen…

Van binnenuit de eigenheid en kwaliteit op een krachtige en inspirerende manier in beeld brengen. Dat aansluit bij de groeiende behoefte van de markt: het in beeld brengen van persoonlijke verhalen, het ergens bij willen horen. De vorm is dynamisch en er wordt gewerkt met veel persoonlijke foto’s, video’s en infographics.

Een feitelijk en losstaand verantwoordingsdocument, voor de buitenwereld niet gekoppeld aan een verbetercyclus

Strategische en tactische inbedding. Door gedurende het jaar al actief te werken aan het kwaliteitsverslag, worden ontwikkelingen gedurende het jaar zichtbaar.

Geen reacties en opvolging op het document

Reactiemogelijkheid bieden, nagaan welke artikelen het meest gelezen worden (welke artikelen men het meest interessant vindt). Door te digitaliseren kunnen we meten welke onderwerpen het meest relevant zijn voor de lezers. Zo leren we van onze lezers en kunnen we hen meer betrekken bij lopende projecten, processen en veranderingen.

'Stilleven' van gebeurtenissen

Niet als statistisch verslag, maar als informatie die als een film beleefd wordt. Waar staan we en waar gaan we naar toe? En wat heeft dat opgeleverd voor de cliënten en medewerkers van een organisatie?

Uit de organisatie wordt informatie aangeleverd, dit wordt gebundeld door de staf

Er zijn meerdere gebruikers (juist ook vanaf de werkvloer) die in het document kunnen werken.

En dan nu: onze 5 tips voor het verbeteren van je jaarverslag

1. Maak het verslag online en dynamisch

Maak een online en vloeiend document. Bouw je jaarverslag interactief op, met veel linkjes naar de verschillende pagina’s.

2. Maak de informatie die je aanbiedt visueel aantrekkelijk

Overtuigende communicatie is versimpelen tot dat wat er nodig is. Probeer zoveel mogelijk grote stukken tekst in een plaatje te gieten, waardoor het in één klap aantrekkelijk is en goed te lezen is voor veel meer mensen. Maak dynamische content. Maak het visueel heel aantrekkelijk voor de lezers. Filmpjes, foto’s, verhalen, quotes, interviews…. Verwerk je informatie in infographics, grafieken, leuke tabellen.

3. Lees je statistieken uit en acteer daarop 

Wordt een pagina veel gelezen? Dan zou je die best naar voren kunnen schuiven.Door te digitaliseren kunnen we meten welke onderwerpen het meest relevant zijn voor de lezers. Gemakkelijk kunnen we inzien welke pagina’s het meeste worden gelezen. Daarnaast kunnen wij door reactiemogelijkheden leren van onze lezers en hen meer betrekken bij lopende projecten, processen en veranderingen. Lezers kunnen daarnaast snel zoeken en vinden wat voor hen relevant is. Hierdoor wordt het jaarverslag een stuk klantgerichter en interactiever.

4. Maak gebruik van storytelling in je jaarverslag

Breng van binnenuit de eigenheid van jouw organisatie en jullie kwaliteit op een krachtige en inspirerende manier in beeld. Het sluit aan bij de groeiende behoefte van de markt: het in beeld brengen van persoonlijke verhalen, het ergens bij willen horen. Voor klanten en naasten worden de drempels lager; we brengen de zorg dichterbij. Maak het persoonlijk en ondersteun de wat weer droge informatie met bijvoorbeeld een interview met een cliënt.

5. Strategische en tactische inbedding van het jaarverslag

Zorg voor strategische en tactische inbedding. Als jij je informatie ververst bij elke vernieuwing (of tijdens een vaststaand moment, bijvoorbeeld per kwartaal). Door gedurende het jaar al actief te werken aan het kwaliteitsverslag, leer en verbeter je continu. Input uit het jaarverslag kan leiden tot veranderingen in jaarplannen of koerswijzigingen. Ga het veld in en vraag teams al actief waar zij mee bezig zijn.

Dit betekent dat je aan het eind van het jaar niet meer langs alle afdelingen hoeft te ‘leuren’ om het verslag te kunnen vullen, maar je gedurende het jaar al op proactieve wijze informatie verzamelt, die direct gekoppeld wordt aan de plannen en waar nodig bijgestuurd.

Conclusie: hoe verbeter je je jaarverslag?

Zorg voor heldere interne werkwijzen en ga continue met elkaar in gesprek, zodat de kwaliteitscyclus echt leeft!
>